Simen Aker Grimsrud

simen@lomedia.no

Før pandemien opplevde Melina Røe at reiser til og fra møter spiste mye av både arbeidstid og fritid. Hun kunne bruke et halvt døgn på et firetimers styremøte i Helsinki. Tid hun gjerne skulle brukt til å følge opp barna og å få unna andre oppgaver på kontoret. Bra for klimaet var det heller ikke.

Derfor ble inntoget av Zoom- og Teams-møter en velsignelse for sosionomen og forskeren på NTNU Samfunnsforskning. Plutselig kunne et møte som tidligere tok en hel dag, gjøres unna på et par timer.

– Vi har diskutert dette før, men etter korona har det blitt klart at vi kan bli mer digitale i framtida. Noe må vi sikkert møtes for å snakke om fortsatt, og jeg må fortsatt reise rundt til kommuner og samle inn data til forskningsprosjekter, men jeg håper departementer og direktorater slutter å invitere til korte møter i Oslo, sa Røe da Fontene møtte henne for to år siden.

Mindre reising

Hun hadde et klart ønske om å fortsette med digitale møter. Men hvordan har det egentlig gått? Flyr hun like ofte til møter nå som koronarestriksjonene er borte og hverdagen er tilbake?

– Jeg flyr mye sjeldnere. Det har kanskje noe med arbeidsoppgavene mine å gjøre også, men styremøter som tidligere var fysiske blir nå tatt digitalt. Så møtes vi kanskje fysisk én gang i året, sier Røe.

Hun er med i et stort europeisk forskningsprosjekt der det var lagt opp til flere samlinger rundt på kontinentet. Så langt har alle møter vært digitale.

– Det har skjedd noe. Det er mye mindre reising enn før, og det passer meg bra, sier forskeren.

Ole Martin Wold

– Hvilke fordeler ser du ved å ha flere digitale møter?

– For meg handler det om å ikke være bortreist hele tida. Jeg syns ikke det er attraktivt å bo på hotell, jeg vil heller kunne ha mer tid her hjemme med barn og barnebarn. Det går med mye tid til reise, sier hun.

Fordelene blir spist opp

Alt har ikke blitt som forskeren hadde sett for seg. Hun opplever at digitale møter har ført med seg noen negative konsekvenser. Arbeidsoppgavene hoper seg stadig opp.

– Det har blitt flere møter. Det er nesten sånn at hvis du har en ledig stund i kalenderen, plotter de deg inn på et møte. Folk tror du ikke har noe å gjøre, sukker Røe.

– Fordelene ved digitale møter blir spist opp av flere møter, mener hun.

At det har blitt enklere å jobbe hjemmefra, gjør at hun blir med på møter hun tidligere ville stått over. Hun opplever at hun har mye mer å gjøre nå, etter pandemien. Hun er mer sliten og har mindre kontakt med kollegene enn tidligere.

Ole Martin Wold

– Vi sitter på Teams-møter på kontoret. Før brukte jeg en halv dag på å komme meg til og fra et møte, men nå kan jeg rekke et møte fra ni til ti, fra ti til halv tolv og fra halv tolv til ett. Noen bryr seg ikke om at det er lunsjpause engang, sier Røe og tenker seg om.

– Det er litt merkelig, for det har blitt mer hektisk. Jeg tror det er mange som har det sånn, sier Røe.

Savner kollegene

– Hva tror du er grunnen til at det er blitt sånn?

– Det har skjedd en liten digital revolusjon hos alle, og vi har lært å bruke digitalt utstyr på en annen måte. Jeg tror mulighetene tar litt overhånd og styrer hverdagen vår. Jeg savner kollegene mine. Jeg føler jeg bare springer i gangene og ikke rekker å ta en kaffe og en fem minutters prat.

– Hva mener du bør gjøres?

– Jeg syns vi må ha en stor diskusjon på flere nivåer om hvordan vi egentlig vil ha det. For meg virker det som mange er travle og slitne. Det ser jeg også på skolene, som jeg har mye kontakt med gjennom forskningen min.

Forsker: – Prioriter

Seniorforsker Viktoria Stray i Sintef har forsket på digitale møter i flere år. Etter pandemien har digitale møter blitt en del av hverdagen vår - i en eller annen form. Ifølge Stray har terskelen for å kalle inn til et møte på Teams er lavere enn å samle kollegene fysisk i et møterom.

– Det er ikke nødvendigvis gyldig grunn til fravær dersom du er bortreist en dag. Nå kan alle være med, sier Stray.

– Jeg tror folk må bli flinkere til å prioritere hvilke møter det er viktig å være med på. Mitt inntrykk er at det kalles inn for mange til møter, så ingen skal føle seg glemt, sier hun.

Thor Nielsen

Advarer mot møtemaraton

Stray mener det må være lov å si at du ikke blir med på møtet, men at du er tilgjengelig hvis det er behov for deg.

– Så slipper du å følge møtet med et halvt øre, men kan heller logge inn på møtet hvis de trenger deg. Så kan du jobbe med andre ting i mellomtiden.

Stray advarer mot å spre møter utover hele dagen. Da kan det bli lite effektiv tid igjen til andre oppgaver, og mange opplever å måtte jobbe på kvelden.

– Det går an å si at du ikke ønsker å være med på møter før lunsj, eller at du prøver å holde torsdager møtefri, for å få mer tid til å jobbe med oppgaver som krever konsentrasjon, sier Stray.

Anbefaler uplanlagte møter

Forskeren mener generelt at det kan bli for mange møter. Og de er ofte for lange. Hvis et møte er planlagt til å vare i én time, er det sjelden det varer kortere, selv om det egentlig ikke er behov for det.

– Det vi bør ha mer rom for er uplanlagte møter. Da er folk veldig engasjerte, for da er det noe som skal løses der og da. Forskning viser at beslutningene som blir tatt i disse møtene er like gode som i planlagte møter, men det tar kortere tid.

Hun er sikker på at digitale møter har kommet for å bli, men tror det fortsatt vil være viktig å møtes fysisk.

– Hvis poenget er at man skal se hverandre, være kreative og bygge hverandre opp, så er det mye bedre å møtes ansikt til ansikt. Men vi har lært at alle møter ikke trenger å være fysiske. Hvis man skal diskutere noen tall eller grafer, er det kanskje like greit at alle sitter på hver sin skjerm, sier Stray.

Hun mener det også er viktig å møtes fysisk hvis du aldri før har truffet de du skal ha møte med.

– Da viser det seg at de digitale møtene senere blir mye bedre, sier hun.