TILBAKE TIL FRAMTIDEN: Det er på tide å bytte ut fortidens informasjonsflyt med sikre datasystemer, mener de ansatte i bernevernet i Trondheim.

TILBAKE TIL FRAMTIDEN: Det er på tide å bytte ut fortidens informasjonsflyt med sikre datasystemer, mener de ansatte i bernevernet i Trondheim.

Eirik Dahl Viggen

Digital post kan halvere barnevernets dødtid

70 dager kan det ta fra en bekymringsmelding sendes til barnevernet konkluderer. Halvparten er ren postgang. Med digital post kan antall dager kuttes til 39, mener barnevernet i Trondheim.
28.04.2016
14:38
28.04.2016 14:38

edv@lomedia.no

Treg postgang stjeler brorparten av tiden i en vanlig barnevernssak, forteller Geir Hauso. Han er med i prosjektgruppa som holder på å anskaffe nytt IT-system for barnevernstjenesten i Trondheim, altså moderne informasjonsflyt. Lykkes de, kan de halvere tiden fra bekymringsmelding til ferdig undersøkelse.

Barnevernet trenger systemoppdatering

Det tar vanligvis rundt 70 dager fra en bekymringsmelding sendes til barnevernet har rukket å undersøke og konkludere, ifølge prosjektgruppas beregning. Halve tiden er ren postgang. Papiret flyter tregt siden det skal innom både Posten og intern kommunal postombæring. Imens venter barn i prekære situasjoner. Eller ubegrunnede meldinger sender familier ut i kaos.

UTÅLMODIGE: De har lært seg å leve med trege systemer. Men det er utrolig frustrerende mener Lena Søberg, Geir Hauso og Andreas Brenden.

UTÅLMODIGE: De har lært seg å leve med trege systemer. Men det er utrolig frustrerende mener Lena Søberg, Geir Hauso og Andreas Brenden.

Eirik Dahl Viggen

Bare papir i en gjenlimt konvolutt vurderes trygt nok for barnevernet. Ikke e-post. Det er i en tid da både skoler, helsevesen og Nav har digitale systemer for sikker informasjonsflyt, og myndighetene kommuniserer kryptert med folk flest via Digipost og Altinn.

– Dette er teknologi som har eksistert i tjue år, sier Hauso, inntil nylig saksbehandler i barnevernstjenesten i Trondheim, nå ansatt i oppfølging av enslige mindreårige flyktninger.

– Det er nesten utrolig at vi ikke har tilgang til det.

Når barnevernet skal innhente opplysninger fra en skole, kan det ta inntil en uke hver vei, i tillegg til svarfrist. Det baller på seg.

Stempler og brune konvolutter

Vi får ikke bli med inn i barnevernstjenestens lokaler i Sandgata. Det er for hemmelig, men Hauso har fått med seg ut et stempel og en brun sirkulasjonskonvolutt. Slik kommuniserer de internt i kommunen, i dag som før Hauso ble født.

– Det slo meg da jeg begynte som saksbehandler at det tar så lang tid å vente på dokumenter, sier Lena Søberg, med fem års fartstid som saksbehandler.

– Postgang til og fra legekontor, skole, politi, psykisk helsevern, barne- og ungdomspsykiatri. Dette tar veldig mye tid og blir veldig sårbart. Vi trenger en form for kryptert e-post.

Hun nevner domstolenes aktørportal på nett. Det er sånt hun drømmer om.

Venner seg til treghet

– Faren er at vi venner oss til at det går tregt. Vi lærer oss å leve med det. Ellers hadde man ikke orket å jobbe her, mener Lena Søberg.

De forteller at betydelige deler av arbeidstiden går med til merkantile oppgaver, altså kontorarbeid som utskriving av notater, kopiering, stempling, arkivering og posting.

– Det blir litt gammeldags, sier Søberg.

Hvor ble det av kontorfolka?

Kollega Andreas Brenden bærer på oppsamlet frustrasjon fra tidligere jobber i barnevernstjenester i Gudbrandsdalen og Finnmark. Også som leder.

– Jeg har merket det særlig der vi manglet merkantilt personale, folk som skriver ut og passer på at ting blir postlagt. Får jeg en viktig telefon, får jeg ikke sendt det brevet. Så går det en hel dag til før det sendes.

Internposten tømmer ut-kassa klokka 10 om formiddagen. Det skal lite til før brevet blir liggende over. En dag går som aldri kommer tilbake. Får de uklare svar fra helsestasjon eller skole, må de sende brev igjen. Flere dager. Med et digitalt meldingssystem, kunne de umiddelbart bedt om presisering og oppklaring.

Tidsbruken spiller tungt inn i kvaliteten på tjenesten, mener Hauso. Her er noen eksempler.

Eksempel 1: Akuttsak

Barnevernvakta, som dekker området Nord-Møre til Nord-Trøndelag, plasserer et barn akutt. Senest neste dag må barnevernet i barnets hjemkommune overta saken og begrunne midlertidig vedtak overfor Fylkesnemnda. Det skal om mulig skje innen 48 timer, presiserer barnevernloven. Siden vedtak og rapporter ikke kan sendes digitalt, må dokumentene bringes ut til kommunen personlig, for eksempel med bil. Å sende i posten er uaktuelt, det tar altfor lang tid. Har barnevernvakta hatt mye å gjøre den natta, kan det bli vrient å rekke å få ut alle dokumentene i rett tid. Gjelder saken barn i Trondheim, er det bare for ansatte å ta en taxi eller sykle bort til tinghuset noen kvartaler unna, hvor Fylkesnemnda samles. Hauso har sympati med kollegene langs Trøndelagskysten.

Eksempel 2: Familien flytter før undersøkelse

– Jeg har opplevd å kontakte en familie i starten av en undersøkelse, så sa de nei, vi holder på å flytte, så det går ikke, forteller Hauso.

De hadde brukt så lang tid at familien rakk å forlate kommunen før undersøkelsen var spikret.

Men er det ikke bare å be barnevernet på det nye hjemstedet å fortsette undersøkelsen? Ofte vet de ikke hvor familien drar. Og om de vet det, er det tungrodd å få andre kommuner til å overta. Praksis er at undersøkelser skal gjennomføres i kommunen der meldingen har skjedd, og det er ikke bare å sende over papirene og forvente at kollegene i andre enden skal overta, forteller Hauso.

– Vi har saker der barna flyttes rundt oftere enn en gang i året. Det er en kjempeutfordring, uansett hva slags system vi får på plass. Vi ansatte opplever det som en belastning.

Eksempel 3: Tidligere fosterbarn ber om mappa si

Alle omsorgssaker har hver sin papirmappe. Avsluttede og henlagte saker lagres hos Trondheim byarkiv inne i Dora, den bombesikre u-båtbunkeren tyskerne bygde under 2. verdenskrig.

Enhver som har vært part i en barnevernssak kan be om innsyn. Ei slik mappe kan omfatte alt fra 20 til godt over 100 sider. Alt dette skal kopieres og leses side for side. Siden den som krever innsyn ikke har tilgang til sensitive opplysninger om tredjeparter, må dette strykes ut manuelt. Far kan for eksempel ikke få tilgang til opplysninger om mor. Hvis en annen part ber om mappa, må det så gjennomgås og tusjes ut på nytt.

Hauso anslår at de kan kvitte seg med en tredjedel av tidbruken som går med til slikt unødvendig arbeid.

Enklere liv

Den digitale framtiden ser ganske lys ut:

For barn og foreldre, siden de lettere får innsyn i vedtak, tiltaksplaner og evalueringer. De kan også gi og trekke tilbake samtykke digitalt.

For barnevernet selv, som kan heve kvaliteten i arbeidet. De kan få tid til å gjennomføre barnesamtaler. De får raskere kvittert ut grunnløse meldinger. Slik kan sakskøen krympe, og tid frigjøres til de kompliserte sakene.

For bekymrede medmennesker, som via nett får en enklere og mer standardisert inngang til å melde.

Målet er ikke å få mindre å gjøre, men å gjøre det bedre.

28.04.2016
14:38
28.04.2016 14:38