– Det er noe som ikke stemmer når du får et brev du ikke forstår

Hanna Skotheim (tekst og foto)

hanna@lomedia.no

I et barnevernsvedtak står det at mor har utfordringer med å møte datterens emosjonelle uttrykk på en god og utviklingsstøttende måte». Videre står det at mor har tatt mange gode initiativer uten at det står noe om hvilke initiativ mor har tatt. Det står at kapasiteten hennes er varierende uten at det forklares hva det innebærer. Datterens sterke uttrykk blir nevnt. Og at barnevernet kan være med å sikre prosessene rundt dette.

Følte du deg dum nå? Det er du ikke alene om. Én av tre forstår ikke innholdet i informasjonen vi får fra kommunene og staten, ifølge Kommunesektorens Interesseorganisasjon (KS). Selv om Innbyggerundersøkelsen fra 2021 viser at informasjon fra det offentlige oppleves som enklere å forstå nå enn før, er det fortsatt mange som synes det kan være vanskelig.

Hva står det egentlig?

Hver dag skriver saksbehandlere i velferdstjenestene dokumenter som gjør at mottakerne av dem sitter igjen som store spørsmålstegn. Vi kan alle trenge hjelp fra velferdsstaten på et tidspunkt. Kanskje også du som leser dette. Hvordan er det da å få et brev som får deg til å lure på hva som egentlig er blitt bestemt på vegne av livet ditt? Og tør du egentlig å si ifra om at du ikke forstår noe? Du vil jo at de skal behandle deg bra.

Selv om vi i fjor fikk en språklov som sier at offentlige organ skal kommunisere på et språk som er klart, korrekt og tilpassa målgruppa, så skrives det fortsatt dokumenter fulle av faglige uttrykk som vi utenfor tjenestene ikke nødvendigvis forstår. Dette vil Wenche Bjørnebekk og Kate Mevik forsøke å få bukt med. De har skrevet boka «Skrive gode dokumenter i velferdstjenestene» og har intervjuet brukere og ansatte i barnevern, Nav og omsorgstjenester. De har også selv erfaringer fra begge sidene av dokument-bordet.

Kate Mevik er utdannet barnevernspedagog og sosiolog og jobber ved Nord universitet, mens Wenche Bjørnebekk er utdannet vernepleier og er forlagsredaktør i Universitetsforlaget.

Hanna Skotheim

Forsto ingenting

Som utdannet sosialarbeider trodde Wenche Bjørnebekk at hun forsto Nav-systemet og alle dokumenter. Men da hun fikk kreft, innså hun hvor lite hun skjønte. Hun fikk brev hun ikke forstod og referater fra møter hun ikke kjente seg igjen i.

– En som mottar tjenester har noen rettigheter. Derfor er det noe som ikke stemmer når du får et brev du ikke forstår. Det tapper mye energi og du kan bli redd.

LES MER: Lederen for AAP-aksjonen mener Nav skriver vedtak det er helt umulig å forstå

Selv om det er lenge siden Bjørnebekk jobbet i ungdomspsykiatrien og barnevernet, husker hun hvor vanskelig det var å vite hva hun skulle ha med i rapportene og utredningene av ungdom for barnevernet. Hva var det viktigste og hva kunne det hun skrev føre til? Attpåtil hadde hun jo så kort tid til å skrive.

– Jeg har så mange ganger tenkt på hvordan det hadde vært å lese det jeg skrev den gangen. Hvordan ville de jeg skrev om reagert på det? Hadde de kjent seg igjen?

Hanna Skotheim

Etter at Bjørnebekk begynte å jobbe som forlagsredaktør for helse- og sosialfag ved Universitetsforlaget, har hun møtt flere som har etterlyst mer skrivetrening i utdanningene. En av dem er Kate Mevik. Bokas andre forfatter.

Skrivetrening

Mevik er utdannet barnevernspedagog og har undervist barnevernspedagogstudenter i 28 år. Nå har hun skrevet boka hun alltid har savna.

– De vi intervjuet fortalte at de skriver halvparten av arbeidsdagen uten at de egentlig aldri har lært det. På utdanningen underviser vi mye i muntlig kommunikasjon og hvor viktig det er å bygge relasjoner. Men det å skrive er vel så viktig, det er like selvfølgelig som å snakke, sier Mevik.

Hun mener det må legges opp til skrivetrening gjennom hele studietida og viser til det siste kapittelet i boka med konkrete oppgaver. Hvis det å skrive dokumenter blir en naturlig del av deg allerede som student, tror Mevik at du vil skrive desto mer effektivt i en hektisk arbeidshverdag og være mer bevisst på at det du skriver er forståelig. Men man må også ha grunnleggende kunnskap om sakprosa for å forstå hvordan tekster fungerer og bygges opp, understreker forfatteren.

Hanna Skotheim

Følger deg resten av livet

Konsekvensene ved å ikke skrive godt, kan bli store. I boka er det flere eksempler på hvordan tekster kan påvirke utfallet i saker. Du kan ha vært i et møte og tro du har forstått innholdet helt til du får tilsendt referatet etterpå. Da begynner du å lure på om du var til stede i samme møte. Hvis ikke eventuelle misforståelser rettes opp, er det en risiko for at feilen videreføres når nye saksbehandlere tar over saken.

Når Wenche Bjørnebekk gikk gjennom journaler for å vise til eksempler i boka, gjorde hun det sammen med de som eide dem. Da hadde de ofte en annen beskrivelse av situasjonen enn det som var skrevet.

– Det sier litt om hvor viktig det er å samarbeide om det som skrives, sier hun.

En fersk rapport fra Statsforvalteren i Trøndelag viser at det er en sammenheng mellom kvaliteten i samarbeidet med foreldrene og språk. En barnevernstjeneste som forfatterne har vært i kontakt med, sier de anerkjenner at språket kan skape avstand og at de jobber for at det skal skape nærhet. En far som fikk et brev fra denne barnevernstjenesten, takket dem for et velartikulert brev og sa han synes det var godt at de kommuniserte med han på den måten. I brevet ble faglige begreper forklart, som for eksempel gjenopprettende prosess.

Barneverntjenesten er også tydelige på at at hendelsene som er beskrevet, er gjengitt etter hvordan de har forstått det. I brevet opplyser de også om sitt mål: nemlig at far skal ha samme type samvær som før og at de ønsker å hjelpe han og barnas mor med prosessen. De må bare være sikre på at barna er trygge på samvær først. Mot slutten av brevet oppfordrer de far til å ringe eller sende melding slik at han kan si hva han tenker om brevet.

«Når ansatte i barnevernstjenesten kommuniserer så godt og tydelig som mulig, så bidrar det til å styrke rettsikkerheten til de som er berørt av omsorgsovertakelsen», skriver forfatterne i boka. Hvis de som får dokumentene ikke forstår noe, kan de derimot bli usikre og redde. Dette omtaler forfatterne som skjult makt. En sånn type makt kan gjøre deg mer underlegen enn du har grunn til, skriver de. 

Stor definisjonsmakt

På et kontor med utsikt mot riksvei 159 som fører til Lillestrøm, tilbringer Berit Christine Færgestad Hansen mange timer foran PC-en. Hun jobber i undersøkelsesteamet ved barnevernstjenesten i Lørenskog og skriver mange referater, rapporter, vedtak og SMSer i løpet av en uke. Det har hun gjort i ti år, men mengden har økt. Det har også bevisstheten rundt det å skrive godt.

– Det vi skriver har stor definisjonsmakt, og det er det viktig å være bevisst på. Når jeg ferdigstiller et dokument, skal jeg stå inne for det jeg har skrevet, sier Hansen.

Hanna Skotheim

Hun er utdannet barnevernspedagog og tar i disse dager en master i språk og kommunikasjon i profesjoner ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU). Hansen er opptatt av at foreldre og barn skal medvirke i det som skrives. Hun ønsker også å jevne ut maktforholdet som gjerne eksisterer mellom saksbehandlerne i barnevernet og familier. Derfor slenger hun gjerne på en emoji når hun sender en tekstmelding til ungdom. Men det hender også hun gjør det med foreldre, særlig hvis hun vet at de er engstelige for barneverntjenesten.

– De skal føle at de er i kontakt med et medmenneske og ikke en instans. Jeg skjønner at det kan være vanskelig for andre å pirke i det vi skriver. Derfor er det viktig at det føles trygt for dem å si ifra.

Hanna Skotheim

Kvier seg

Når Hansen sender referat til foreldre, ber hun dem si ifra hvis det er noe fremkommer feil eller bør utdypes. Det gjør de derimot sjelden. Hansen tror noen kan kvie seg for hva som skjer med forholdet til barnevernstjenesten hvis de sier at det som står der ikke stemmer.

Hansen er også oppmerksom på at hun ikke avslutter møte før hun opplever at begge parter har en felles forståelse av hva som er har blitt snakket om. Referatet må gjenspeile samtalen så godt det lar seg gjøre.

– Det jeg skriver skal ikke komme som en overraskelse på noen.

Det betyr derimot ikke at Hansen klarer å unngå alle fagbegrepene. Det hender for eksempel at hun sier at et «barnet har adekvat aldersutvikling». Fontenes journalist innrømmer at det må en forklaring til. Selv tenker Hansen at det er et nyansert begrep som forklarer hva hun vil si. Men hun forstår at det for andre kan virke fremmed.

– Vi bruker jo et hverdagsspråk utenfor tjenesten vi også.

Blitt mer bevisst

Kommunen der Hansen jobber var én av fem kommuner i Akershus som i 2018 fikk støtte til å jobbe med klart språk. Pengene fikk de fra KS gjennom det femårige programmet «Klart språk i kommunesektoren». Målet med programmet har vært å legge til rette for bedre og mer effektiv kommunikasjon med innbyggere og næringsliv.

Hvis Hansen sliter med å finne et alternativ til et vanskelig begrep, kan hun bruke retningslinjene de har fått om klart språk. Kommunens satsing har generelt gjort henne mer bevisst på hvordan hun skriver.

Flere av dem som er intervjuet i boka, har vært på kurs i klart språk. Men siden det ofte ikke settes i system når de kommer tilbake på arbeidsplassen, blir det fort opp til den enkelte å gjennomføre klart språk i praksis. Forfatterne mener noen av standardmalene som saksbehandlere bruker, i større grad må legge opp til klart språk.

Språkrådet anbefaler at saksbehandlere tar med brukerne når det skal utvikles nye maler i velferdstjenestene. På den måten kan man bedre sikre at malene blir forstått av dem de er for. Språkrådet er blant dem KS samarbeidet om klart språk med, i tillegg til Digitaliseringsdirektoratet og Universitetet i Oslo.

KS opplyser om at de sammen med kommunene skal sette i gang et arbeid hvor de skal lage standardmaler i klart språk på de ulike tjenesteområdene. Barnevernet er først ut til høsten.

«Mange kommuner har utviklet flere gode maler for saksbehandling på ulike tjenesteområder, men dette er et stort arbeid. Tekstene skal være enkle å forstå, men de må også være riktige», skriver Kristin Weidemann Wieland fra KS i en epost til Fontene.

– Du må skrive hvorfor

Berit Christine Færgestad Hansen fra Lørenskog barnevernstjeneste ser ikke på malene som en tvangstrøye. Selv om overskriftene i en rapport skal være de sammen, så opplever hun at rommet er stort utover det. Likevel mener hun det er helt nødvendig at de kontinuerlig jobber med å forbedre malene.

– Noe av det viktigste er uansett at saksbehandleren begrunner vurderinger og vedtak på en god måte. Du kan ikke bare skrive at noe er til barnets beste. Du må skrive hvorfor. Du skal ikke måtte lese et vedtak og søke deg fram til hva det egentlig betyr, sier Hansen.

Hanna Skotheim